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メールが行方不明になる？

ここ最近、メールが届かないトラブルが多発しているのはご存知ですか。
http://internet.watch.impress.co.jp/cda/special/2006/11/09/13880.html

昔からメールが届かないトラブルは良く会ったのですが、その場合、permanent errorやuser unknwon等のお知らせメールが返信されてきていました。そのため、メールが届かなかったことは送信者に知らされます。

ところが、最近では送ったきり、忽然とメールが消えてしまうトラブルが多発しているようなのです。こうなると、契約書などの商取引上、非常に重要な内容に関しては、メールで取引することができなくなります。見積もりのメールを送ったつもりでも、相手には届いていない可能性もあります。これではみすみすビジネスチャンスを逃してしまいます。また、メルマガなどの不特定多数に配信する場合、１－２％程度は届いていないと言われています。

なぜこんなことが起こるのか

これは、ＩＳＰがスパムメールに対してとった対策の副作用だと言われています。スパム配信者は、とりあえず、無作為にアカウントを作成し、各ＩＳＰにメールを出し、その中で、返信があるメールアドレスを、実在するアドレスとして認識する方法をとる場合があるようです。

このような悪意のある力技に対抗するため、ＩＳＰは、一定のルールに基づいて、スパムメールと判断した送信先に対しては、メールを返さないのです。

その影響で、我々のような”全う”なＩＳＰ利用者の送信メールも消されてしまう場合がある、というわけです。

考えられる対策は？

シンプルですが、社内で一定の基準を設け、重要なメールについて、先方に電話で配達確認を行うことが大切です。そのためには、重要なメールの基準をもう一度考えてみる必要がありそうです。

• 契約関係のメール
• 営業のフォローメール
• 期限付きの内容のメール
• 相手にYes or NOを迫るメール

などは、電話で配達確認をしたほうがいいでしょう。また、開封済み確認の機能があるメーラであれば、相手先にその旨断った上で、積極的に利用するのも手です。ずれにせよ、メールが行方不明になる可能性を知っておくことで、トラブルの九割は防げるのではないでしょうか。今後も、この問題には注目していきます。